در میان جلساتی که در شرکتها برگزار میشود، جلسات هیئتمدیره از اهمیت ویژهای برخوردار است، زیرا تصمیمات مهم و اساسی شرکت در این جلسات اتخاذ میشود. از سوی دیگر، موضوع محتوای جلسه، انتخاب افراد مشارکتکننده در جلسه، وظایف هر یک از آنها، فرآیند برگزاری جلسه و آمادهسازیهای لازم ازجمله عوامل کلیدی موفقیت جلسات هستند.
کتاب جلسات اثربخش هیئتمدیره به بررسی و کارآمدی این جلسات میپردازد، جلسات اعضای هیئتمدیره را معرفی و مخاطب را از چگونگی برگزاری یک جلسه اثربخش آگاه میکند. این کتاب تلاشی است تا عوامل اثرگذار بر کیفیت یک جلسه را مورد واکاوی قرار دهد و اینکه چرا مدیریت در کشور ما گرفتار نوعی سندروم جلسه شده است؟
نویسنده در مقدمه کتاب به دنبال پاسخی برای این سؤال است که چه عواملی در اثربخشی جلسات هیئتمدیره مؤثر است؟ و این که اساساً وظایف اعضای هیئتمدیره چیست؟ این کتاب به گفته مؤلفان آن بر موضوعات مربوط به اثربخشی جلسات هیئتمدیره متمرکز است.
برخی مواقع این سؤال مطرح میشود که اعضای هیئتمدیره شرکت چه کسانی هستند؟ هیئتمدیره شرکت کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت دارد و از بین اعضایی انتخاب میشود که مسئولیت اداره شرکت را بر عهده دارند. تعداد اعضای هیئتمدیره نیز یکی از مهمترین چالشهای است که شرکتها با آن مواجه هستند. در شرکتهای سهامی خاص این اعضا حداقل ۳ نفر و در شرکتهای با مسئولیت محدود ۲ نفر هستند. بر اساس تعریف این کتاب اعضای هیئتمدیره باید در تصمیمگیریها چالش افکن باشند. همچنین اعضای هیئتمدیره باید دارای دیدگاههای استراتژیک باشند و ارزیابی تخصصی خوبی از حوزهای داشته باشند که در آن فعال هستند.
اما جلسات انواع گوناگونی دارد ازجمله جلسات رسمی و غیررسمی، بر اساس تعریف کتاب، جلسات هیئتمدیره جلسات رسمی و با حضور بیشترین اعضای هیئتمدیره تشکیل میشود و در برخی از کشورها اعضای هیئتمدیره فقط به صورت گروهی میتوانند از اختیارات خود استفاده کنند. همچنین جلسات رسمی، از نظر اندازه کوچک و متوسط بین ۳-۷ نفر با شرکتکنندگان مشخص و از لحاظ مدت زمانی بین ۲-۴ ساعت و از نظر تناوب برگزاری به صورت هفتگی، دو هفتگی، ماهانه برگزار میشود.
در بخشهای دیگر کتاب اقدامات، وظایف و کارکردهای مدیریت جلسات هیئتمدیره ذکرشده است. اقدامات اجرایی قبل از برگزاری جلسه شامل هماهنگی برای رزرو مکان جلسه، تهیه امکانات و تجهیزات، تعیین مکان نشستن اعضا بر سر میز جلسات، هماهنگی برای زمان برگزاری جلسه با اعضا و درنهایت تهیه دستورالعمل جلسه است. وقتی هم جلسه آغاز میشود اقداماتی برای برگزاری جلسه لازم است که برخی از این اقدامات شامل پذیرایی در ابتدای ورود اعضا به جلسه است.
انجام تحقیقات میدانی و ارائه نمونههایی از چالشها و آسیبشناسی اثر جلسات هیئتمدیره بهویژه در شرکتهای ایرانی ازجمله نکات قوت کتاب است. نویسندگان این کتاب در تحقیق میدانی با بیش از صدها نفر از اعضای هیئتمدیره در زمانهای مختلف به گفتگو پرداختهاند و از مجموعه مصاحبهها بیش از ۵۰ مورد نکته از آسیبهای که به اثربخشی جلسات لطمه میزنند را در این کتاب بیان کردهاند. برخی از این موارد برای همه ما آشنا است ازجمله ضعف کار گروهی، فساد در هیئتمدیره و فقدان رهبری قوی و اثربخش ازجمله این آسیبهاست که با آن مواجه هستیم.
در بخشهایی از این کتاب مروری بر تجارب شرکتهای ایرانی شده است، ازجمله تجربه شرکتهایی که درزمینهٔ صنعت گاز، تولید برق و شرکت هلدینگ در حوزه راهسازی، آب و کشاورزی مشغول به فعالیت هستند. مسائل مربوط به پروندههای مالیاتی و قراردادی و نبود آگاهی و اطلاعات کافی از قوانین و مقررات همچنین کم بودن تعداد اعضای هیئتمدیره تنها برخی از چالشهای این شرکتها عنوانشده است.
