چقدر در سازمان یا شرکتی که در آن کار می‌کنید پیش آمده است که از برگزار نشدن جلسه خوشحال شده‌اید و فکر کرده‌اید این‌گونه بیشتر به کارهای‌تان می رسید؟ یا این‌که در طول جلسات سرتان را داخل گوشی کرده‌اید و منتظر تمام شدن زمان و فرار از جلسه شده‌اید؟ یا شاهد جلساتی بوده‌اید که در ابتدای جلسه بحث به حاشیه رفته و درباره‌ی آب و هوا، فوتبال، فیلم و … صحبت شده و نهایتاً چند دقیقه پایانی در مورد مسائل اصلی شتاب‌زده صحبتی شده و بدون نتیجه‌گیری جلسه به اتمام رسیده است؟ پس واقعاً کارکرد جلسات در سازمان‌ها چیست؟

اگر جلساتی که برگزار می‌کنید: به بحث‌های حاشیه‌ای کشیده می‌شود، به نتیجه خاصی نمی‌رسد، مسئولیت و وظایف افراد به صورت شفاف مشخص نمی‌شود و نهایتا تصمیمی گرفته نمی‌شود؛ در چنین شرایطی جلسات‌تان اتلاف وقت است و نه فرصتی برای رشد و سودآوری بیشتر.

اگر چه برگزاری جلسه، بخش جدایی‌ناپذیر هر سازمانی است اما طبق آمار، اکثر جلسات خروجی و بازدهی چندانی ندارند. به طور مثال جلسه‌ای که قرار بود یک ساعت باشد بیشتر از دو ساعت به درازا می‌کشد، بی آن که خروجی خاصی داشته باشد. بنابراین مساله‌ی اصلی جلسه نیست بلکه چگونگی‌ برگزاری‌ آن است؛ آن هم به شکلی که به نتایج و تصمیمات درستی منتهی شود.

آمارها و حقایقی راجع به فرار از جلسه در دنیا

63 % جلسات بدون هیچ گونه دستور جلسه‌ای برگزار می‌شود. از هر سه نفر در جلسات یک نفر در حال چرت زدن است. 70% جلسات کارمندان را از کار و تکمیل وظایف خود باز می‌دارد. 47 % کارمندان معتقدند اولین روز هفته‌ی کاری بدترین روز برای برگزاری جلسات است. جلسات هر ساله حدود 400 میلیون دلار برای شرکت‌های آمریکایی هزینه دارد. روزانه حدود 11 میلیون جلسه برگزار می‌شود. 15 % از زمان یک سازمان صرف جلسات می‌شود که از سال 2008 هر سال این مقدار افزایش می یابد. [1]

پاتریک لنچونی که مشاور و نویسنده شناخته شده‌ای در حوزه‌ی مدیریت است دست روی یکی از مسائل مهم و دست‌کم‌گرفته شده‌ی دنیای کسب و کار گذاشته است. او در کتاب فرار از جلسه با عنوان اصلی (Death by Meeting: A Leadership Fable…About Solving the Most Painful Problem in Business) ، ابتدا در قالب داستانی پرکشش و جذاب از اهمیت جلسات اثربخش صحبت می‌کند و در ادامه راهکارهایی کاربردی برای برگزاری این‌گونه جلسات ارائه می‌کند.

برای روشن کردن این‌که چطور می‌توان به این هدف دست یافت، داستانی خیالی درباره‌ی مدیر عاملی نوشته که مشخصاً با برگزاری جلسات مشکل دارد. در پی داستان، پیشنهاد‌هایی داده است که این ایده‌ها را به طور کار‌بردی شرح می دهد تا بتوان آنها را در سازمان خودتان اجرا کنید.

کتاب فرار از جلسه داستان را در فصل اول با 5 بخش تعریف می‌کند و سپس در فصل دوم الگوها و مشکلات را در قالب 4 نوع جلسه به تفصیل بررسی می‌کند و نحوه‌ی برگزاری اثربخش آن‌ها را توضیح می‌دهد.

جلسه تناقضی گیج کننده است. از طرفی حیاتی است و از طرف دیگر به طرز آزاردهنده‌ای طولانی و ظاهراً بیهوده است. خبر خوب این‌که جلسه ذاتاً هیچ چیز بدی ندارد، بنابر این کاملاً ممکن است که آن را به فعالیتی جذاب، پربار و سرگرم کننده تبدیل کنیم. خبر بد این است که برای انجام این کار، باید بخش عظیمی از نحوه‌ی درک‌مان از جلسه و نیز نحوه‌ی مدیریت آن را از اساس تغییر دهیم.